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Las empresas españolas y sus NIF en el sistema VIES Europeo, una guía detallada.

¿Por qué no todos los NIF de empresas españolas son válidos en el Sistema Europeo VIES (VAT Information Exchange System)?

Para poder entender mejor la razón por la que no todos los Números de Identificación Fiscal o NIF de las empresas españolas son válidos en el sistema europeo VIES, es importante que entendamos algunos conceptos primero.

¿Qué es el Sistema VIES?

El Sistema VIES es un sistema electrónico por el cual se transmite la información relacionada con el IVA de todas aquellas empresas que están registradas en la Unión Europea, para verificar su validez. Además de esta información, el sistema VIES también permite la transmisión de la información relacionada con los suministros intracomunitarios, que están libres de impuestos, entre las administraciones de todos los Estados miembros de la Unión Europea. Este es un sistema de prevención de fraude altamente fiable. Si el cliente que compra los servicios o productos no se encuentra en el Sistema VIES, la operación no está exenta del pago del impuesto de valor añadido y se le debe facturar cargándole el IVA correspondiente.

Los datos que proporciona el Sistema VIES son en tiempo real. Es decir, cada vez que se solicita información, el sistema envía un mensaje al Estado miembro que se encargó de asignar el NIF-IVA a la empresa en cuestión, para constatar si dicho Número de Identificación Fiscal es realmente valido o no.

¿Qué son el NIF y el NIF-IVA?

La manera como se identifica para efectos tributarios a personas físicas y jurídicas, es a través del Número de Identificación Fiscal o NIF, y no se debe confundir con el NIF-IVA, que es el que se necesita para realizar ciertas operaciones a nivel intracomunitario.

En el caso del NIF, el formato consiste básicamente en 8 números + 1 dígito de control para todos aquellos españoles que tengan DNI. En el caso de las demás personas físicas, el NIF se compondrá de 1 letra + 7 números + 1 digito de control.

El NIF-IVA se compone, por lo general, por el número de identificación fiscal correspondiente a cada sujeto pasivo del IVA de acuerdo a la legislación interna del Estado miembro de residencia. Este número va precedido de las letras que identifican dicho país y cumple con el código ISO 3166. En el caso de España, el formato del NIF-IVA será ES+9 caracteres, de los cuales el primero y el último de los caracteres podrán ser letras o dígitos y el resto solamente dígitos, por ejemplo: ESX1234567X.

Para solicitar el NIF-IVA, la persona o empresa interesada debe hacerlo directamente cuando realiza el trámite para el alta en el ROI o Registro de Operadores Intracomunitarios, rellenando el modelo 036 que es una declaración censal de alta, modificación y baja, marcando la casilla 582 para el alta y rellenando la casilla 584 con la fecha prevista en la que realizará la primera operación.

¿Qué es el Modelo 036?

El formulario o modelo 036 es el documento que contiene toda la información y datos censales de las personas físicas o jurídicas que la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) necesita conocer. Este modelo incluye todos los datos para la identificación de las empresas, tales como su actividad económica, su manera de tributación y la información sobre los socios y administradores de las entidades con personalidad jurídica, tales como sociedades anónimas, sociedades limitadas, cooperativas, asociaciones, sociedades civiles, etc.

¿Cómo se realiza la inscripción en el ROI y por lo tanto la entrada en el Sistema VIES?

La inscripción en el ROI no se realiza de manera automática, ya que Hacienda debe aceptarla primero. Con este fin, la Agencia Tributaria realiza una inspección y solicita a la empresa o individuo que desea inscribirse, los motivos por las que desea ser parte de este registro y la correspondiente documentación que acredite que sus razones son verdaderas y justificadas. Hacienda tiene la potestad de rechazar o aceptar la solicitud. La inspección puede incluir una visita física a las oficinas de la empresa, y una de las exigencias para que una empresa sea inscrita en el ROI es que aparezca bien identificada en el domicilio u oficina donde esté ubicada. En caso de ser aceptada la solicitud, la empresa o individuo recibirá el NIF-IVA, el cual será su número de identificación para realizar estas operaciones dentro de la Comunidad Europea. Esto le permitirá comprar servicios de empresas en otros países de la UE y recibir facturas sin el cobro del IVA de dicho país.

Es importante notar que la empresa o individuo que no haya rellenado el modelo 036 y no haya marcado la casilla 582, no constarán en VIES. El modelo 036 se puede conseguir en las Administraciones y Delegaciones de la Agencia Tributaria.

¿Por qué España exige la cumplimentación del Modelo 036 para la Inscripción en el ROI?

La razón por la que España exige que se cumplimente el modelo 036 para poder entrar al Registro de Operadores Intracomunitarios y por ende, al sistema europeo VIES, es el lograr minimizar el riesgo de fraude en el IVA. Esta alta censal es una manera de mantener un mejor conocimiento de los operadores intracomunitarios, mucho más cercano a la realidad, lo que permite detectar empresas sospechosas por el perfil que puedan presentar y tomar las medidas correspondientes.

El Sistema VIES es altamente confiable pero dada su naturaleza no es un instrumento capaz de controlar por si solo el fraude en el IVA en operaciones intracomunitarias. De ahí la necesidad de crear otras formas de prevención.

En los últimos años el modelo de fraude fiscal que más ha crecido es el que se conoce como fraude carrusel y se produce cuando una empresa compra un producto en otro país miembro de la UE sin pagar el IVA correspondiente, vendiéndolo luego dentro de su país a un tercero a quien sí le cobra el IVA, pero desaparece y no lo devuelve a Hacienda. El tercero que compro el producto reclama la devolución del IVA que ha pagado a Hacienda, lo cual representa una pérdida para el fisco del Estado afectado.

Aunque el fraude suene muy sencillo, combatirlo resulta más complicado y complejo, ya que en el proceso están involucrados dos o más Estados de la UE y diversos departamentos de administración tributaria. Es por eso que es importante realizar los esfuerzos de coordinación funcional y administrativa y de ahí la importancia de la existencia del ROI y de medidas que eviten que los defraudadores tengan acceso a este registro.


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